Von Briefkopf bis Brieffuß: Geschäftsbrief Aufbau und Gestaltung

»Wie beschrifte ich mein Geschäftsbrief? Wie ist ein Briefkopf aufgebaut (Briefkopf-Vorlage DIN 5008 herunterladen)? Was sind die korrekte Abstände und Abmessungen?« Dies fragen sich Leute, die sich zum Beispiel selbständig machen und mit dem Erstellen von Geschäftspapieren auseinandersetzen müssen. Im Folgenden erfahren Sie, was beim Geschäftsbrief Aufbau und Gestaltung zu beachten ist.

Was muss ein Geschäftsbrief beinhalten?

Auch wenn man im privaten Bereich ohne Gestaltungsrichtlinien auskommt und einen Brief aufsetzen kann, wird im geschäftlichen Bereich ein großer Wert darauf gelegt, wie ein Firmen-Briefbogen auszusehen hat. Ein ordentlich gestalteter Brief schafft Vertrauen und Seriösität. Dies wirkt sich positiv auf die Meinung Ihrer Kunden und Partner zu Ihrem Unternehmen aus.

Wie nicht anders zu erwarten, gibt es auch für die Briefpapier eine DIN-Norm, die die entsprechenden Vorgaben beschreibt. Geschäftsausstattung, wie Angebote, Rechnungen oder Anschreiben, müssen nach der DIN-Norm 5008 erstellt werden. Während die DIN 5008 – Form A Richtlinien für die Gestaltung von Briefbögen mit hochgestelltem Anschriftfeld (32 mm von der oberen Blattkante) enthält, beschreibt die DIN 5008 – Form B die Gestaltung von Briefbögen mit tiefer gestelltem Anschriftfeld (50 mm von der oberen Blattkante). Wir beschreiben in diesem Beitrag nun die Form B, da diese oben mehr Platz für den Briefkopf mit Logo vorsieht und auch die wohl gebräuchlichste Form ist, auf die auch die Standard-Briefumschläge mit Fenster ausgelegt sind. Form A wird meist für behördliche Briefe verwendet.

Warum sollte man sich an die DIN 5008-Norm halten?

Meistens wird Briefpapier für geschäftliche Anschreiben, Rechnungen, Angebote, etc. verwendet. Diese müssen nach der DIN-Norm 5008 erstellt werden. Generell geht man beim Briefbogen vom Format DIN A4 (210 mm x 297 mm) im Hochformat aus, da man die Korrespondenz so in genormte Ringordner oder Hefter archivieren kann.

Möchten Sie die Briefbögen professionell in einer Druckerei bzw. Online-Druckerei vordrucken und sollen Gestaltungselemente, wie z. B. Farbflächen oder auch die Faltmarken bis an den Formatrand reichen, sollten diese ca. 3 mm in den sogenannten Beschnitt – also über den Formatrand hinaus – gezogen werden, damit später beim Zuschneiden in der Druckerei keine hässlichen, weißen Blitzränder entstehen. Je nach Layoutprogramm müssen Sie hierbei eventuell die Formatangaben in Höhe und Breite um je 6 mm vergrößern, um einen Beschnittbereich anzulegen. Schauen Sie sich am Besten unsere Layoutvorlagen, wie sie Ihre Druckdatei korrekt vorbereiten.

Achten Sie auf einen professionellen Gesamteindruck Ihrer Geschäftskorrespondenz. Briefbogen, Briefumschläge, Rechnungen, Visitenkarten etc. sollten ein einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Design) aufweisen.

Geschäftsbrief DIN 5008 – Form B: Aufbau und Gestaltung

• Der korrekte Briefkopf
• Wo beginnt das Anschriftenfeld? (Rücksendeangabe + Anschriftfeld)
• Falzmarken und Lochmarken setzen
• Wo beginnt der Informationsblock?
• Die richtige Betreffzeile
• Anschreiben: Wie gehts?
• Wo steht der Anlagenvermerk?
• Brieffuß: Geschäftsangaben Fusszeile

Wo gehört der Briefkopf hin?

Der korrekte Briefkopf

Nach DIN 5008 Form B sind die oberen 45 mm des Briefbogens – gemessen ab der oberen Papierkante – für den Briefkopf reserviert. Hier können Sie Ihr Firmenlogo und gegebenenfalls Ihren Slogan platzieren. Meistens wird das Logo rechts angelegt, ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. Auch ist hier Platz für weitere Gestaltungselemente, die Ihr Corporate Design vorgibt.

Sie können in Word einen Briefkopf erstellen oder Sie verwenden ein professionelles Layoutprogramm, wie z.B. InDesign, oder eine Open-Source-Lösung wie Scribus. Wichtig ist nur, dass Ihr Logo und alle sonst verwendeten Grafikelemente in einer ausreichenden Auflösung vorliegen (mindestens 300 dpi), damit diese in guter Qualität gedruckt werden können.

Eine Briefkopf-Vorlage für Word können Sie bei uns kostenlos herunterladen.

Wo beginnt das Anschriftenfeld?

Unterhalb des Briefkopfs wird der Fensterbereich vorgesehen. Der Fensterbereich – Anschriftenfeld genannt – markiert den Teil des Briefbogens, der durch das Fenster eines Briefumschlags sichtbar ist. Der Fensterbereich beginnt bei 45 mm von der oberen und 20 mm von der linken Blattkante und ist 45 mm hoch und 85 mm breit.

Innerhalb dieses Bereichs werden die Textzeilen links mit einem Abstand von 5 mm (25 mm von der linken Papierkante) angeordnet. Das Anschriftenfeld wird in drei Bereiche gegliedert:

• Rücksende-Angabe (5 mm Höhe)
• Zusatz- und Vermerkzone (12,7 mm Höhe)
• Anschriftzone

Die Rücksendeangabe enthält die Absenderadresse, diese wird – mit ca. 6 bis 8 pt deutlich kleiner als die Anschrift – in einer Zeile geschrieben und mit Komma oder Punkt auf Mitte abgetrennt.

Die Zusatz- und Vermerkzone besteht aus 3 Textzeilen. Hier können bei Bedarf spezielle postalische Informationen, wie z.B. »Einschreiben«, »persönlich« oder »Nicht nachsenden« platziert werden, ansonsten bleiben diese drei Zeilen frei.

Unterhalb der Zusatz- und Vermerkzone befindet sich die Anschriftzone mit einer Höhe der restlichen 27,3 mm. Hier werden die Empfänger-Angaben, also die Zustell-Adresse, ohne Leerzeilen geschrieben. In der Anschriftzone ist Platz für 6 Zeilen.

Um das maschinelle Verarbeiten bei der Post zu vereinfachen, müssen Sie den Anschriftenblock linksbündig und ohne Leerzeilen beschriften. Schriftgröße, Schriftschnitt und Zeilenabstand sollten für die einzelnen Zeilen einheitlich gewählt und nur lateinische Schriftzeichen und arabische Ziffern verwendet werden.

Inlandsanschriften

• Anrede (optional)
• Name des Empfängers
• Weitere Empfängerbezeichnungen (optional)
• Ortsteilangabe (optional)
• Straße und Hausnummer bzw. Postfach
• PLZ und Ort

Auslandsanschriften

Wie Inlandsanschriften, aber mit folgenden Anpassungen:

• Ort in Großbuchstaben und möglichst in der jeweiligen Landessprache, also z. B. MILANO für Mailand
• Darunter die Länderbezeichnung in Großbuchstaben in deutscher, französischer oder englischer Sprache, aber ohne Länderkürzel.

Falzmarken und Lochmarken setzen. Wo kommen die Falzmarken hin?

Kein Muss, aber dennoch sehr hilfreich, sind Loch- und Faltmarken, die meistens als feine Linien am linken Blattrand dargestellt werden. Die Lochmarke zeigt an, an welcher Stelle Sie Ihren Büro-Locher ansetzen müssen, um die Korrespondenz einheitlich abheften zu können. Die Lochmarke befindet sich am linken Rand 148,5 mm von der oberen Blattkante entfernt – also genau auf halber Höhe des Briefbogens.

Die beiden Faltmarken zeigen an, an welchen Stellen der Briefbogen gefaltet werden muss, damit er in einen handelsüblichen DIN-lang-Briefumschlag gesteckt werden kann und das Anschriftenfeld passend im Umschlagfenster erscheint. Die Faltmarken befinden sich ebenfalls am linken Rand, wobei die 1. Faltmarke 105 mm und die 2. Faltmarke 210 mm von der oberen Blattkante entfernt ist.

Falt- und Lochmarke müssen nicht zwingend als feine Linie dargestellt werden, sie können auch z. B. als kleine Punkte oder Dreiecke gestaltet werden.

Wo beginnt der Informationsblock?

Rechts neben dem Anschriftfeld befindet sich der sogenannte Informationsblock. Hier werden die Daten die zur Kommunikation dienen dargestellt, wie

• »Ihr/Unser Zeichen«,
• »Nachricht vom …«,
• Bestellnummer,
• Bestelldatum,
• Kundennummer,
• Ansprechpartner,
• Telefon,
• Telefax,
• E-Mail-Adresse und
• Datum.

Je nach Art des Unternehmens können diese Benennungen individuell angepasst werden. Der Informationsblock wird vom linken Blattrand aus 125 mm nach rechts und vom oberen Papierrand 50 mm nach unten gesetzt (Form B). Die einzelnen Leitwörter enden mit einem Doppelpunkt, danach werden die jeweiligen Daten mit einem Leerraum eingedruckt.

Das Datum des Schreibens sollte eine Zeile unterhalb des Anschriftenfeldes gesetzt werden.

Beispiel eines Informationsblocks:

Das Anschreiben gestalten

Die richtige Betreffzeile

Zwei Zeilen unterhalb des Datums (Infoblock) folgt die Betreffzeile. Diese beschreibt mit einem kurzen, eindeutigen Schlagwort den Inhalt des Anschreibens, gegebenenfalls mit einer Vorgangs- oder Angebotsnummer.

Anschreiben: Wie gehts?

Nach der Betreffzeile folgt mit 2 Leerzeilen Abstand der eigentliche Text des Anschreibens. Der Anschreibentext wird wie folgt aufgegliedert:

Sollte das Anschreiben so viel Text beinhalten, dass der Text auf eine zweite Seite umläuft, wird der Text mindestens 3 Zeilen vor erreichen des Brieffußes auf die zweite Seite umbrochen. Es sollte eine Seitenzählung (Seite … von …) entweder rechtsbündig im Brieffuß oder als »– Seite 2 –« in der ersten Zeile der 2. Seite vorgenommen werden. Die Folgeseite(n) erhalten keinen Briefkopf.

Die Schriftgröße sollte mindestens 10 pt, höchstens aber 12 pt betragen. Eine Schriftart wird nicht vorgeschrieben. Achten Sie jedoch auf eine gute Lesbarkeit der Schrift. Gut lesbar sind zum Beispiel serifenlose Schriften, wie Arial, Helvetica, Verdana, oder Serifenschriften, wie Times oder Garamond.

Wo steht der Anlagenvermerk?

Versenden Sie mit dem Brief beigefügte Anlagen, müssen Sie auf diese mit dem sogenannten Anlagenvermerk hinweisen. Diesen Anlagenvermerk setzen Sie mit einer Leerzeile Abstand zum Namen des Unterzeichnenden. Wird der Brief nicht unterschrieben, wird der Anlagenvermerk mit 3 Leerzeilen Abstand zum Text platziert. Sinnvoll ist es, die Anlagen unter dem Anlagenvermerk aufzuzählen. Dabei können Sie das Wort »Anlagen« mit Fettschrift versehen, dahinter wird kein Doppelpunkt gesetzt.

Beispiel:

Zeile 1    Mit freundlichen Grüßen
Zeile 2
Zeile 3
Zeile 4
Zeile 5    Name des Unterzeichners
Zeile 6
Zeile 7    Anlagen
Zeile 8    Lieferschein
Zeile 9    Musterbuch

Passt der Anlagevermerk aus Platzmangel nicht mehr unter den Text auf den Briefbogen, kann er mit 125 mm Abstand von der linken Blattkante rechts neben die Grußformel gestellt werden.

Brieffuß: Geschäftsangaben Fusszeile

Mit Brieffuß bezeichnet man den unteren Bereich eines Briefbogens, der üblicherweise die Geschäftsangaben enthält. Der Brieffuß wird mit 25 mm Abstand vom linken und 20 mm Abstand vom rechten Papierrand platziert. Die Geschäftsdaten werden meistens thematisch in kurze Blöcke eingeteilt, zum Beispiel:

Beachten Sie die unterschiedlichen Bestimmungen für die Angaben auf Geschäftspapieren für die verschiedenen Unternehmensformen. Bei Rechnungen sind eventuell weitere Angaben gesetzlich vorgeschrieben und somit Pflicht.

Den Briefbogen drucken

Um einen professionellen Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen, werden die Briefbögen meistens in einer Druckerei oder Online-Druckerei vorgedruckt. Nur die individuellen Angaben werden dann über den eigenen Laserdrucker oder Inkjet-Drucker auf das vorbereitete Briefpapier eingedruckt.

• Lesetipp: Wie Sie die zu Ihrem Briefpapier passenden Briefumschläge richtig beschriften, können Sie in unserem Blogbeitrag „Briefumschlag beschriften und gestalten: Formate, Größen und Beispiele“ nachlesen.

Welche Grammatur für Briefpapier?

Möchten Sie einen Briefbogen drucken lassen, wird oft ein weißes, holzfreies Offsetpapier mit einer Grammatur von 90g/m² empfohlen. Manche Druckereien bieten auch ausgefallenere Papiersorten, wie z.B. Naturpapier creme für Briefbögen an. Alle für Briefbögen angebotenen Papiere sollten auf jeden Fall laser- und inkjetgeeignet sein, damit Sie Ihre Vordrucke problemlos über den eigenen Laser- oder Tintenstrahldrucker bedrucken können.

Briefbögen können Sie einseitig (4/0-farbig oder 1/0-farbig) oder beidseitig drucken (1/1-farbig, 4/1-farbig oder 4/4-farbig). Die Online-Druckerei Druckportal.de bietet auch den Druck von Briefbögen inklusive Zweitblatt an. Auf dem Zweitblatt ist oft nur das Firmenlogo abgebildet.