»Brief oder Briefumschlag beschriften und gestalten: Was muss ich bei der Gestaltung von Briefumschlägen beachten?« – Haben Sie sich das schon mal gefragt? Im Folgenden erfahren Sie, was beim Gestaltung von Briefumschlägen zu beachten ist.
Die Post Brief/Briefumschlag beschriften
Da die Deutsche Post beim Versand der einzelnen, zu versendenden Briefe oder auch Postkarten bestimmte Bereiche benötigt, um Codierungen zu platzieren oder auch um die Versandadressen und sonstigen Daten korrekt maschinell einlesen zu können, gibt es bei der Gestaltung von individuellen Briefen und Postkarten einiges zu beachten.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Bereiche Ihrer Umschläge, Briefe und Postkarten für postalische Angaben freigehalten werden müssen und welche Sie für Ihre Gestaltungselemente verwenden können.
Die verschiedenen Briefumschlag-Zonen für den Postversand
Auf welcher Seite Briefumschlag beschriften?
Nur die Vorderseite des Briefes sollte beschriftet werden. Informationen auf der Rückseite werden von der Post nicht beachtet.
Die Frankierzone: Briefmarke oder Frankiervermerk
Die Frankierzone ist der Bereich rechts oben bei Umschlägen und Postkarte, in der die Frankierung für z.B. Briefmarken oder Frankiervermerke platziert werden. In diesen Bereich sollte weder Text noch sonstige Gestaltungselemente hineinragen. Die Frankierzone ist 74 mm x 40 mm, gemessen von der rechten oberen Ecke, und bei allen Formaten gleich groß. Beachten Sie, dass nur von der Deutschen Post zugelassene Briefmarken und Frankiervermerke angebracht werden dürfen.
Weitere Informationen zur Frankierung Brief
Briefumschlag Absenderzone: Name, Adresse oder auch Firmenlogo
Wo steht der Absender?
Die Absenderzone ist der Bereich links von der Frankierzone am oberen Rand des Umschlags. In der Absenderzone werden – wie der Name schon sagt – Angaben zum Versender, wie Name, Adresse oder auch Firmenlogo platziert. Die Größe der Absenderzone richtet sich nach der Formatbreite minus der Breite der Frankierzone und hat somit je nach Umschlaggröße unterschiedliche Breiten. Die Höhe der Absenderzone beträgt jedoch in jedem Fall 40 mm.
Die Adresse des Absenders sollte mit 10 pt bis 12 pt Schriftgröße innerhalb der Absenderzone ohne Leerzeilen angelegt werden, damit die Maschinen der Post die Briefumschlag-Adresse gut einlesen können.
In der Absenderzone dürfen auch Werbegrafiken stehen, diese müssen jedoch mit einem Abstand von mindestens 10 mm zur Absenderangabe stehen und dürfen die Lesbarkeit des Absenders nicht beeinträchtigen.
Die Codierzone: Strichcode
Was ist eine Codierzone?
Nachdem die Anschrift maschinell eingelesen wurde, wird diese in eine Strich-Codierung umgewandelt, die in der sogenannten Codierzone aufgedruckt wird. Schauen Sie sich die Post aus Ihrem Briefkasten einmal genauer an, dann werden Sie die feinen Linien am unteren Rand der Umschläge bestimmt entdecken. Mit diesem Strichcode können die Sendungen zielgerichtet sortiert werden. Die Codierzone befindet sich am unteren Rand und wird von der rechten unteren Ecke des Umschlags oder der Postkarte gemessen. Die Fläche der Codierzone hat eine Breite von 150 mm und eine Höhe von 15 mm. Diese Maße sind für alle Formate gleich. Die Codierzone muss zwingend frei bleiben, d.h. weiß oder in einfarbigen, hellen Pastelltönen gehalten sein.
Die Lesezone: Die Anschrift
Wohin kommt Anschrift?
In der Lesezone darf ausschließlich die Anschrift platziert sein – keine Absenderangaben oder Rücksendeanschriften –, da beim maschinellen Einlesen sonst nicht klar erkennbar ist, welche Anschrift für die Zustellung gelten soll. Absender- bzw. Rücksendeangaben sind nur als einzeilige Kopfzeile mit maximal 8 pt Schriftgröße als Block ohne Leerzeilen oberhalb der Anschrift erlaubt.
Bei Briefhüllen ohne Fenster muss die Anschrift mit einem Abstand von 15 mm zum linken und rechten Rand parallel zu den langen Seiten platziert werden. Verwendet man Adressetiketten, muss ein Abstand von mindestens 3 mm zu den Etiketträndern eingehalten werden. Um die Anschrift herum sollte generell eine sogenannte Ruhezone von mindestens 20 mm bei der Gestaltung Ihrer Umschläge eingehalten werden. Danach können auch grafische Elemente links platziert werden.
Bei Fensterumschlägen ist das Fenster mit mindestens 40 mm vom oberen Rand und mindestens 15 mm von den anderen Rändern platziert. In der Regel ist das Fenster 90 mm breit und 45 mm hoch. Beim Verwenden von digitalen Frankiersystemen und Matrixcode haben sich aber auch Fenster von 90 mm Breite und 55 mm Höhe bewährt. Die Anschrift sollte mit einem Abstand von mindestens 3 mm innerhalb des Fensters erscheinen. Bei hochformatigen Umschlägen, wie dem C4-Briefhüllen darf das Fenster im linken oberen Rand mit den oben genannten Abständen stehen. Rechts des Fensters sollten sich keine sonstigen Angaben befinden, die die Lesbarkeit der Anschrift beeinträchtigen könnten.
Anschriften für die Post lesbar machen
Um Anschriften für den Postversand maschinenlesbar aufzubereiten, sollten folgende Punkte bei der Auswahl der Schrift eingehalten werden:
- Als besonders gut maschinenlesbar gelten serifenlose Schriften, wie die Standardschriften Arial, Helvetica, Univers etc.
- Die Schriftgröße sollte mit 10 pt bis 12 pt (bzw. 2,5 mm bis 4,7 mm) gewählt werden.
- Der Zeilenabstand in der Anschrift sollte dem Wert der gewählten Schriftgröße zuzüglich 1 mm bis 2,5 mm entsprechen.
- Der Abstand zwischen den einzelnen Zeichen sollte mindestens 0,2 mm bis höchstens 0,4 mm betragen.
- Der Wortabstand sollte mindestens 1 mm bis 4 mm betragen.
- Der Hintergrund sollte hell und einfarbig sein.
- Die Schrift sollte eine dunkle Farbe haben und sich kontrastreich vom Hintergrund abheben.
Frankiervermerk Gestaltung
Der Frankiervermerk muss maschinenlesbar gestaltet und auf den Umschlag oder die Postkarte aufgedruckt sein. Damit der Frankiervermerk beim maschinellen Einlesen als solcher erkannt wird muss die Frankierzone weiß oder in einem hellen, einfarbigen Pastellton gehalten sein.
Was ist ein Frankiervermerk?
Der Frankiervermerk ist ein hochkant platziertes Rechteck, das Hinweise wie z.B. »Entgelt bezahlt Empfänger«, Dialogpost Logo, Frankierwelle oder »Bitte frankieren, falls Briefmarke zur Hand« enthält. Der Text muss ausreichend Platz zum Rahmen haben, damit er gut von den Maschinen erfasst werden kann. Die Größe des Rechtecks kann zwischen Breiten von 15 bis 25 mm und Höhen von 17 bis 30 mm variieren. Wichtig ist, dass die Höhe größer ist als die Breite.
Der Frankiervermerk wird in der rechten oberen Ecke der Frankierzone mit einem Abstand von 5 bis 15 mm zum oberen und rechten Rand platziert und sollte mit einem Rahmen mit einer Linienstärke von 0,4 bis 1,5 mm versehen werden. Die Farbe sollte entweder Schwarz oder eine andere dunkle Farbe sein.
Auch bei digitalen Frankierungen innerhalb des Fensterbereichs von Umschlägen muss eine gute Lesbarkeit mit ausreichend Farbkontrast und Abstand zum Fenster gewährleistet sein.
Briefumschlag: Welches Format?
Welche Briefumschläge Formate gibt es?
Unseren Skizzen können Sie die Briefumschläge Formate und Bemaßungen für Standard-Briefumschläge entnehmen. Die roten Flächen markieren den Bereich der Absenderzone abzüglich eines Randabstands. Die hellblauen Flächen zeigen den gestaltbaren Bereich, wobei generell eine sogenannte Ruhezone rund um die Anschrift/das Fenster von mindestens 20 mm zu beachten ist.
Briefumschlag Format: DIN lang mit Fenster
Briefumschlag-Format: 220 x 110 mm
Briefumschlag Format: DIN lang ohne Fenster
Briefumschlag-Format: 220 x 110 mm
Briefumschlag Format: DIN C6/5 mit Fenster – Lettershop-Format
Briefumschlag-Format: 229 x 114 mm
Briefumschlag Format: DIN C6/5 ohne Fenster – Lettershop-Format
Briefumschlag-Format: 229 x 114 mm
Briefumschlag Format: DIN C5 mit Fenster
Briefumschlag-Format: 229 x 162 mm
Briefumschlag Format: DIN C5 ohne Fenster
Briefumschlag-Format: 229 x 162 mm
Großen Briefumschlag beschriften – Format DIN C4 mit Fenster
Große Briefumschläge-Format: 229 x 324 mm
Großen Briefumschlag beschriften – Format DIN C4 ohne Fenster
Große Briefumschlag-Format: 229 x 324 mm
Beim DIN C4-Umschlag ohne Fenster können Sie die Anschrift sowohl links als auch rechts platzieren.
Hier ein Beispiel für die Platzierung der Anschrift auf der linken Seite:
Hier ein Beispiel für die Platzierung der Anschrift auf der rechten Seite des C4-Briefumschlags:
Postkarte beschriften – Format DIN C6
Bei Postkarten bis zum Format DIN C6 muss links neben der Anschrift ein senkrechter dunkler Trennstrich platziert werden. Dieser Strich muss mindestens 50 mm lang sowie 1,2 mm breit sein und sollte sich zwischen der Frankierzone und der Codierzone befinden, also mit einem Abstand von 40 mm vom oberen und 15 mm vom unteren Rand. Vom rechten Kartenrand sollte der Trennstrich ca. 74 mm entfernt sein. Die Anschrift beginnt rechts vom Trennstrich mit 5 bis 8 mm Abstand und muss mindestens mit 5 mm Abstand vom rechten Kartenrand enden.
Verwenden Sie Postkarten größer als DIN C6, gelten für die Gestaltung die gleichen Vorgaben wie für Briefhüllen ohne Fenster.
Postkarte Maße: 162 x 114 mm
Für Postkarten mit anderen Formaten gelten die gleichen Maße für die Frankierzone, Codierzone, Lesezone sowie Trennstrich. Die Räume auf der linken Seite passen sich dem Format entsprechend an. Für Karten größer als DIN C6 gelten die Maße der Briefhüllen ohne Fenster.
- Lesetipp: Wie Sie Ihr Briefpapier richtig gestalten, können Sie in unserem Blogbeitrag: „Geschäftsbrief Aufbau und Briefpapier Gestaltung: Wo steht was?“ nachlesen.
Briefumschläge drucken
Quelle: »Automationsfähige Briefsendungen«, Deutsche Post AG
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